U1: Ausgleichsverfahren zur Lohnfortzahlung

Ist ein Mitarbeiter wegen Arbeitsunfähigkeit krank- geschrieben, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, sechs Wochen lang Lohn oder Gehalt weiter zu bezahlen. Vor allem für kleinere Unternehmen stellen diese Kosten eine große Belastung dar.


Hier springt die Ausgleichskasse ein: Arbeitgeber, die am Ausgleichs- verfahren U1 teilnehmen, erhalten ihre Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge zu einem bestimmten Prozentsatz erstattet.
Für diese Versicherung entrichtet der Betrieb im Gegenzug pro Mitarbeiter einen monatlichen Beitrag. Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Umlagesatz der Ausgleichskasse der zuständigen Kranken- kasse. Auch die Höhe der Erstattung der Lohnfortzahlungskosten variiert je nach Krankenkasse. Maximal beträgt sie 80 Prozent.
Die IKK gesund plus bietet den Arbeitgebern hier eine Wahlmöglichkeit zwischen verschieden hohen Umlagesätzen an, die jeweils an unterschiedliche Erstattungsquoten gekoppelt sind. Die aktuellen Umlagesätze finden Sie hier.

Teilnahme

Ob ein Unternehmen zur Teilnahme am Umlageverfahren U1 verpflichtet ist, kann der Arbeitgeber selbst feststellen oder durch die IKK gesund plus prüfen lassen. Und zwar jeweils aktuell zu Beginn eines Kalenderjahres. Beurteilt wird auf der Grundlage der Verhältnisse im Vorjahr. Dabei gilt: Wurden an mindestens acht Monatsersten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt, nimmt der Betrieb jetzt für ein komplettes Jahr teil. Die acht Monate müssen dabei nicht zusammenhängend verlaufen. Wurde das Unternehmen erst im Laufe des Vorjahrs gegründet, ist die Beschäftigtenzahl in der überwiegenden Anzahl der Monate ausschlaggebend. Bei Neugründungen im laufenden Kalenderjahr muss geschätzt werden, wie viele Mitarbeiter in den folgenden Monaten beschäftigt sein werden. Für die Teilnahmepflicht entscheidend ist nicht die absolute Zahl der Beschäftigten in einem Betrieb, sondern die Summe der anrechenbaren Arbeitsverhältnisse. So werden zum Beispiel Auszubildende, Schwerbehinderte oder Wehr- und Zivildienstleistende nicht mitgezählt. Teilzeitbeschäftigte werden in Abhängigkeit zu ihrer Wochenarbeitszeit prozentual berücksichtigt.

Wöchentliche Arbeitszeit Anrechnungsfaktor
bis 10 Stunden 0,25
bis 20 Stunden
0,50
bis 30 Stunden
0,75
über 30 Stunden
1,00

Ob Ihr Betrieb zur Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 verpflichtet ist, können Sie mit Hilfe unseres Online-Rechners feststellen. Sie geben einfach die Anzahl Ihrer Mitarbeiter mit ihrer jeweiligen Arbeitsstundenzahl ein und erhalten sofort das Ergebnis.

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Welche Krankenkasse ist zuständig?

Das Umlageverfahren wird für jeden Mitarbeiter bei der Krankenkasse durchgeführt, bei der er krankenversichert ist. Eine gesonderte Anmeldung der Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse ist nicht erforderlich. Bei Angestellten, die privat krankenversichert sind, ist immer diejenige gesetzliche Krankenkasse zuständig, an die Sie auch die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung für die betreffenden Mitarbeiter abführen. Die Umlagebeiträge für geringfügig Beschäftigte überweisen Sie an die Mini-Job-Zentrale bei der Bundesknappschaft.

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Wie erhalten Sie die Erstattung?

Ist ein Mitarbeiter wegen Krankheit ausgefallen, stellen Sie bei der zuständigen Ausgleichskasse einen Antrag auf Erstattung der Lohnfortzahlungskosten. Für IKK gesund plus-versicherte Mitarbeiter erhalten Sie das entsprechende Formular bei Ihrer IKK gesund plus.

Wichtiger Hinweis

Seitens der Gesetzgebung sind Arbeitgeber ab dem 01.01.2012 verpflichtet, die Anträge auf Erstattung U1 und U2 auf maschinellem Wege an die zuständigen Einzugsstellen zu übermitteln. Die jeweiligen Softwareprodukte zur Lohnabrechnung enthalten ein entsprechendes Modul.
Um der Anforderung der Gesetzgebung gerecht zu werden, verzichten wir zukünftig auf die Bereitstellung der manuellen Anträge auf Erstattung.


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Der rechtliche Hintergrund

Quelle: § 3 AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz)

Grundsätzlich hat die zuständige Krankenkasse jeweils zum Beginn eines Kalenderjahrs festzustellen, welche Arbeitgeber für die Dauer dieses Kalenderjahrs am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfalle (U1) teilnehmen. Die maßgebliche Beschäftigtenzahl ergibt sich dabei mit 30 Arbeitnehmern aus dem Gesetz. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wurde vereinbart, dass es einer förmlichen Feststellung seitens der Krankenkassen nicht bedarf. Vielmehr obliegt die Beurteilung der Teilnahmeverpflichtung den Arbeitgebern selbst. Davon unbenommen kann der Arbeitgeber im Einzelfall eine formelle Feststellung durch eine Krankenkasse seiner Wahl wünschen. Ein Arbeitgeber beschäftigt in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer, wenn er im vorherigen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und beschäftigt hat. Hat ein Betrieb nicht während des ganzen Vorjahres bestanden, so nimmt er am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen teil, wenn er während des Zeitraums des Bestehens des Betriebs in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat. Wird ein Betrieb im Laufe des Kalenderjahrs errichtet, für das die Feststellung zu treffen ist, so nimmt der Arbeitgeber am Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen teil, wenn nach der Art des Betriebs anzunehmen ist, dass die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer während der überwiegenden Kalendermonate dieses Kalenderjahrs 30 nicht überschreiten wird. Bei der Errechnung der Gesamtzahl der beschäftigten Arbeitnehmer bleiben zur Berufsausbildung Beschäftigte und schwerbehinderte Menschen im Sinne des Neunten Buches Sozialgesetzbuch außer Ansatz. Arbeitnehmer, die wöchentlich regelmäßig nicht mehr als 10 Stunden zu leisten haben, werden mit 0,25, diejenigen, die nicht mehr als 20 Stunden zu leisten haben, mit 0,5 und diejenigen, die nicht mehr als 30 Stunden zu leisten haben, mit 0,75 angesetzt.

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