Einmalzahlungen sind - sofern die Bemessungsgrenzen nicht überschritten werden - beitragspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Zu den Einmalzahlungen gehören:

• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Gewinnbeteiligungen und Gratifikationen
• Auszahlungen von nicht in Anspruch genommenem Urlaub
• Jubiläumszuwendungen, Heirats- und Geburtsbeihilfen (wenn die dafür geltenden Freibeträge überschritten werden)

Beitragspflicht gilt aber nur dann, wenn eine vertraglich vereinbarte Einmalzahlung auch tatsächlich ausgezahlt wird.

Für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge werden Einmalzahlungen im Normalfall dem Gehaltsmonat zugeordnet, in dem sie ausgezahlt werden. Um festzustellen, ob und bis zu welcher Höhe für eine Einmalzahlung Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, muss die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze bis zu dem Monat ermittelt werden, in dem die Sonderzahlung stattfindet. Grundlage dafür sind die so genannten Sozialversicherungstage. Die jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen werden durch 360 geteilt und anschließend mit der Anzahl der bereits angefallenen Sozialversicherungstage multipliziert. Beitragsfreie Zeiten (z.B. während des Bezugs von Krankengeld) sowie Beschäftigungszeiten bei einem anderen Arbeitgeber werden dabei nicht mitgezählt.

Erhalten die Mitarbeiter mehrere Einmalzahlungen pro Jahr, also z.B. im Juli Urlaubs- und im November Weihnachtsgeld, muss für die Feststellung der Sozialversicherungspflicht bei der Zahlung des Weihnachtsgelds die erste Sonderzahlung mit berücksichtigt werden: Sofern sie beitragspflichtig war, wird sie zum bereits erhaltenen laufenden Gehalt addiert.

Während einer beitragsfreien Zeit
Erhält ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem eine Einmalzahlung gewährt wird, kein laufendes Arbeitsentgelt, weil er zum Beispiel Krankengeld bezieht oder Elternzeit genommen hat, wird die Einmalzahlung dennoch diesem Monat zugeordnet. Die Feststellung der Beitragspflicht erfolgt nach dem gleichen Muster wie im Beispiel oben. Allerdings wird hier unter dem laufenden Gehalt nur das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt berücksichtigt. Und bei den Sozialversicherungstagen zählen nur die Kalendertage, an denen Beitragspflicht bestanden hat.

Berücksichtigung von unbezahltem Urlaub
Da auch während eines unbezahlten Urlaubs Versicherungspflicht besteht, müssen hier die Sozialversicherungstage in voller Höhe berücksichtigt werden. Beim laufenden Gehalt werden jedoch nur die tatsächlich ausgezahlten Bezüge angerechnet.

Erhält ein Mitarbeiter, der den Betrieb verlassen hat, nachträglich noch eine Einmalzahlung, zum Beispiel eine Vergütung von nicht in Anspruch genommenem Urlaub, so wird sie dem letzten Monat der Beschäftigung zugeordnet. Das gleiche gilt, wenn die Einmalzahlung während einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses, z.B. wegen Wehr- oder Zivildienst oder während eines unbezahlten Urlaubs, anfällt. Zur Feststellung der Sozialversicherungspflicht ermitteln Sie die anteiligen Bemessungsgrenzen bis einschließlich des letzten Monats, in dem der Mitarbeiter im Ihrem Betrieb gearbeitet hat.

Einmalzahlungen sind beitragsfrei, wenn

• sie in dem Kalenderjahr, das auf das Ende des Arbeitsverhältnisses folgt, nach dem 31. März gezahlt werden.
• sie bei Weiterbestehen des Beschäftigungsverhältnisses in einem Kalenderjahr gezahlt werden, in dem bis zum Zeitpunkt der Zahlung kein laufendes Arbeitsentgelt angefallen ist. Dies kann z.B. Mitarbeiter betreffen, die Wehr- oder Zivildienst leisten oder Elternzeit genommen haben.

Für Einmalzahlungen, die im ersten Quartal eines Kalenderjahres ausgezahlt werden, gilt eine Besonderheit: Sie werden dem letzten Gehaltsmonat des vergangenen Jahres - also in der Regel dem Dezember - zugeordnet, wenn

• im vergangenen Jahr bei demselben Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat.
• im aktuellen Kalenderjahr die Beitragsbemessungsgrenze zur Krankenversicherung überschritten wird.